Gli obiettivi si raggiungono quando si opera con sinergia. Ma la sinergia si crea anche, e soprattutto, scegliendo strumenti opportuni di lavoro.
Un team è un gruppo di persone con competenze diverse che portano avanti un progetto.
Hanno bisogno di condividere materiali in maniera ordinata, quindi ritrovabili, e di comunicare fra di loro per un confronto diretto.
Un team può essere composto, per esempio, da un Account, un Web Designer, un Web Content Editor, un Programmatore. Oppure da un Sales manager di un’azienda con sede “altrove”, un Project manager e un Seo specialist interni all’agenzia.
Nel primo caso sono tutti operatori della stessa agenzia, ad esempio Norz. Nel secondo, il team è composto, per esempio, dal personale Norz e dal personale dell’Azienda cliente.
In entrambi i casi dovranno scambiarsi una quantità infinita di materiale e avranno bisogno di “chiacchierare” e avere briefing continui. Il caos è in agguato, ma l’uso di software gestionali permette la condivisione dei contenuti e loro catalogazione. È tutto più facile, intuitivo e sicuro. Basta conoscere gli strumenti giusti, te li presentiamo: Odoo e Google Workspace.
Odoo – progetti
Odoo è un software molto utile per la gestione del lavoro in team.
Si apre un progetto e si invitano i dovuti collaboratori, ovviamente non tutti. All’interno di ogni progetto, ad esempio realizzazione sito web, verranno di volta in volta aperte – e poi chiuse – diverse Attività (nelle quali saranno coinvolti solo un sotto gruppo di colleghi) come progettazione, stesura testi, caricamento banner, ecc. Tramite alert (es. un avviso via email) ogni componente viene messo a conoscenza delle novità. Ogni progetto tiene traccia di documenti, link e modifiche.
Ogni componente del team è sempre a conoscenza dello stato dei lavori. E tutto questo senza mai essersi alzato dalla scrivania o invocato riunioni. Ma soltanto aprendo la schermata del software. Una chat interna di Odoo risolve esigenze di messaggistica veloce.
Odoo – report
No, scusa di chi è questa fattura? A quale cliente deve essere attribuita? No, perché la ragione sociale è diversa dal naming e non riesco a fare l’incrocio dei dati.
Non devi incrociare i dati, su Odoo la relazione è già fatta. Il reparto marketing e il reparto vendite sono già connessi e fare report è questione di qualche click. Niente più caccia al tesoro del dato, niente più rincorsa del collega per un appuntamento riepilogativo.
Odoo è un applicazione a moduli, puoi scegliere di partire con funzioni base e poi implementarne altre per la gestione di processi aziendali ancora più complessi. Ne parliamo qui: Ticket System: la soluzione che semplifica le operazioni di manutenzione aziendale.
Google Workspace
Google Workspace (conosciuto come G Suite) include le Google Apps, una serie di strumenti utili per il lavoro, soprattutto se svolto in team. I vari “fogli” di lavoro (testuali, presentazioni, calcolo, ecc.) sono accessibili da diversi device e possono essere facilmente condivisi con collaboratori interni ed esterni. Norz ne è rivenditore ufficiale. Qui vi parleremo di un paio di strumenti che usiamo abitualmente con i nostri collaboratori esterni.
Google Drive
Ho bisogno di condividere file con un collaboratore esterno (magari con il Project manager di un’Azienda cliente). Ma ho bisogno anche che vi accedano i miei e i suoi colleghi. Come fare?
Google Drive è uno “spazio” dove è possibile caricare documenti, ordinarli in cartelle e scegliere chi può visualizzarli. I documenti sono sempre accessibili e modificabili da tutti i prescelti.
Google Calendar
Perché non sei venuto alla riunione? Perché non sapevo che era alle 9, a quell’ora avevo una call con un altro cliente. Ma come non lo sapevi, l’abbiamo deciso ieri. Ma io ieri non c’ero.
Per non dimenticare time line, riunioni e appuntamenti basta segnarli su Google Calendar. Tutti vi hanno accesso e in qualsiasi momento. Non serve disturbare il collega o radunare tutti per stabile quando fare una riunione. È sufficiente aprire il file e dare un’occhiata all’agenda. Un click per confermare è gradito.
Google Meet: video chiamate
Non posso venire in riunione oggi. Perché? Perché la mia sede è 350 km dalla tua e con tutta la buona volontà… non ho il teletrasporto.
Le video conferenze hanno risolto molti problemi. Potete usare una Google App come Google Meet oppure un altro software a vostro piacere, per esempio Zoom.
Ogni mese ci incontriamo con il Communication manager di una Azienda cliente, un loro Consulente esterno con sede nel nord Italia e il Direttore marketing per l’Europa con sede all’estero. Ci confrontiamo, appuntiamo tutto in file, ovviamente, condivisi e ci ridiamo appuntamento al mese successivo con nuovi obiettivi. E il briefing è fatto.
Sei interessato a Odoo o alla suite Google (Google Workspace)? Scrivi a info@norz.it
Norz collabora con Open Force - Odoo Gold Partner - nello sviluppo di progetti su piattaforma ODOO, finalizzati a migliorare il sistema informativo aziendale e l’ottimizzazione dei processi.
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